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Deine ersten Tickets anlegen

Deine Vorbereitung für deine ersten Tickets​

Bevor du deine ersten buchbaren Tickets anlegst – ganz gleich, ob du Veranstaltungen, Workshops, Events, Aufführungen oder Raumvermietungen planst – solltest du einige grundlegende Einstellungen in deinem Unternehmen vornehmen. Diese Schritte sind immer identisch und sorgen dafür, dass du später direkt mit echten Standorten, Mitarbeitern und sauber strukturierten Ticketkategorien arbeiten kannst.

1. Standort anlegen​

Navigiere zu Unternehmen > Standorte und lege deinen ersten Standort an. Wenn du ein Bundesland auswählst, erscheint der Reiter Schließzeiten. Hier kannst du festlegen:

  • ob an Feiertagen geöffnet ist
  • ob Ferienzeiten automatisch als Schließzeit übernommen werden sollen
  • oder ob du eigene Schließtage für diesen Standort hinterlegen möchtest
    Damit bildest du die tatsächlichen Gegebenheiten deiner Veranstaltungslocation korrekt ab. Hinterlegte Schließzeiten sorgen zudem dafür, dass Tickets für diesen Standort während dieser Zeiten nicht gebucht werden können.

2. Ticketkategorien anlegen​

Bevor du konkrete Tickets anlegst, strukturierst du deine Angebote über Ticketkategorien. Eine Kategorie entspricht einem Event-Typ, z. B.:

  • „Workshop“
  • „Aufführung“
  • „Raumvermietung Platz xy“
  • „Tagesticket“
  • „Spezial-Event“

Alle Tickets innerhalb einer Kategorie teilen sich später:

  • Beschreibungstext
  • Bild
  • Darstellung auf deiner Webseite in einem Veranstaltungskalender, über den das Angebot direkt gebucht werden kann.

Damit ist dein Account optimal vorbereitet, um deine ersten Tickets sauber und vollständig anzulegen.

Deine ersten Tickets anlegen​

Nachdem du Standorte, Mitarbeiter und Ticketkategorien vorbereitet hast, kannst du jetzt dein erstes Ticket erstellen. Ein Ticket eignet sich einerseits ideal für Veranstaltungen, Schulungen, für einmalige Events oder für Angebote, zu denen der Kunde einen QR-Code zum Einlass erhält. Zusätzlich kannst du ungenutzte Räume oder Plätze während deiner Abwesenheit ganz einfach vermieten – eine oft vernachlässigte Einnahmequelle, die ohne großen Aufwand genutzt werden kann.

1. Ticketvorlage anlegen​

Wechsle zu Tickets > Ticketvorlagen und klicke oben rechts auf Anlegen. In der Ticketvorlage hinterlegst du die grundlegenden Informationen:

  • Ticketkategorie auswählen
  • Standort festlegen
  • Dauer der Veranstaltung oder Raummiete festlegen
    • optional: Vorlaufzeit, wie kurzfristig ein Ticket gebucht werden darf
    • optional: Zeit zwischen den Buchungen, wenn Wechselzeit benötigt wird

2. Buchbare Zeiten festlegen​

Wenn du einen Raum während deiner Abwesenheit vermieten oder einen Standort für eine bestimmte Teilnehmerzahl buchbar machen möchtest (z. B. Trampolinplatz), wechsle zum Reiter “Zeiten”. Dort kannst du festlegen, an welchen Wochentagen und in welchen Zeitfenstern Kunden Tickets buchen können. Bereits geplante Kurstermine oder gebuchte Veranstaltungen, die am gleichen Standort stattfinden, werden automatisch als nicht buchbar markiert. Zudem verhindert die hinterlegte Schließzeit eines Standorts die Buchung von Terminen in diesem Zeitraum. So werden Doppelbuchungen ausgeschlossen, und du behältst stets den Überblick. Basierend auf deinen Angaben zu Zeitfenstern und Ticketdauer erstellt die Software automatisch eine vollständige Liste einzelner buchbarer Zeitslots. Kunden sehen anschließend nur die verfügbaren Zeitfenster, die zu dieser Vorlage passen.

Wenn du eine Veranstaltung anbietest, trägst du am entsprechenden Wochentag die Start- und die Endzeit der Veranstaltung ein. Im Feld Datum hinterlegst du das genaue Datum deiner Veranstaltung. So erstellst du Tickets ausschließlich für diesen spezifischen Tag und diese gezielte Veranstaltung.

3. Kundenpreise hinterlegen​

Im Reiter Kundenpreise legst du den Standardpreis des Tickets fest und definierst die Preislogik:
– pro Teilnehmer, oder
– pro Buchung (z. B. wenn mehrere Personen zu einem Pauschalpreis eintreten dürfen)
Falls du für bestimmte Ticketarten Zusätze oder Gebühren hast, kannst du diese ebenfalls hier hinterlegen.

4. Optionen festlegen​

Im Reiter Optionen kannst du einen zusätzlichen Infotext hinterlegen (wird in der Buchungs-Bestellbestätigung & Erinnerung ausgegeben), um z.B. Hinweise zum Einlass oder den Stornobedingungen sichtbar zu machen. So erhält dein Kunde alle relevanten Informationen automatisch.

5. Erinnerungen aktivieren​

Im Reiter Erinnerungen wählst du, ob Kunden automatisch am Vortag über ihr Event erinnert werden sollen.

QR-Codes & Einlass​

Möchtest du, dass kutego® automatisch einen QR-Code für jedes gebuchte Ticket erstellt, den du am Einlass mit einem Endgerät scannen kannst?
In diesem Fall registriere ein Handy oder Tablet unter Endgeräte in der linken Navigation oder nutze unsere Hardware, den QR-Code-Scanner. Anschließend konfiguriere das Gerät über den Einstellungsbutton als QR-Code-Lesegerät. Sobald kutego® ein entsprechend konfiguriertes Endgerät erkennt, wird bei jeder Buchung automatisch ein QR-Code generiert. Dieser kann beim Einlass gescannt werden, wobei automatisch überprüft wird, ob der Teilnehmer auf der Teilnehmerliste steht und die Rechnung bezahlt wurde. So kannst du die Einlasskontrolle bei Veranstaltungen effizient und unkompliziert organisieren.

Geschafft!
Mit diesen Einstellungen sind deine ersten Tickets vollständig buchbar.
Kunden erhalten automatisch ihr digitales Ticket mit QR-Code und können dieses am Veranstaltungstag ganz einfach vorzeigen.
Alle weiteren Feineinstellungen – wie Preisstaffelungen, Zusatzprodukte oder wiederkehrende Events – besprechen wir gerne später in deiner Softwareeinführung.